secrétaire technique

Un poste de secrétaire technique sera prochainement vacant au sein du groupement logistique, unité de gestion des flux logistiques de la sous-direction des moyens matériels.

Sous l’autorité du chef d’unité, vous assurez les missions suivantes :

Relations avec les services internes du GLOG :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’unité,
• Informer les services sur les délais d’instruction de leurs demandes,
• Centraliser et transmettre les questions techniques aux services instructeurs puis assurer le retour d'information auprès des services.

Gestion des données informatiques :

• Mettre à jour la position administrative des véhicules dans GIMA,
• Être le garant de la qualité et de la fiabilité des données informatiques,
• Renseigner et actualiser les supports de suivi d'activité dans GIMA et sur Excel.

Gestion administrative du personnel de l’UFL :

• Être le référent administratif de l’unité (gestion et mise à disposition des formulaires administratifs à jour et veiller à leur bonne utilisation),
• Aider à la rédaction de différents documents administratifs,
• Classer les documents, archiver des dossiers et documents de référence, relayer les informations,
• Tenir à jour la GTT et le planning des absences de l’unité.

• Assurer le suivi de dossiers techniques avec méthode et fiabilité,
• Maîtriser les techniques de communication orale, écrite et numérique,
• Rédiger des comptes rendus et documents techniques clairs et structurés,
• Mettre en œuvre des outils de reporting et de suivi d’activité,
• Autonomie, rigueur et précision dans l’exécution des missions,
• Savoir organiser son travail et hiérarchiser les priorités,
• Disposer de bonnes qualités relationnelles