Responsable administratif / administrative des écoles de musique

Au sein du pôle d’enseignement artistique, conservatoire à rayonnement intercommunal (1240 élèves, 48 enseignants), présent sur les sites de Dinan, Broons, Plouër-sur-Rance, Plancoët et Matignon, vous assurerez le suivi administratif des écoles de musique de Broons (85 élèves), Plancoët (202 élèves) et Plouër-sur-Rance (128 élèves), ainsi que des missions d’accueil sur le site de Dinan.

Durée hebdomadaire : 17,5 h – (annualisées soit 19.5h avec 10 semaines de congés par an Toussaint, Noël, Février, Pâques et été)

Lieu de travail : Plancoët, Dinan et Plouër-sur-Rance

Possibilité d’aménagement du temps de travail et télétravail

Sous l’autorité du Directeur du pôle d’enseignement artistique, en concertation avec les responsables pédagogiques et les enseignants, en collaboration avec la responsable administrative du site de Dinan, les missions du poste sont les suivantes :

• Assurer l’accueil et les relations avec les familles d’élèves et usagers des écoles de musique
• Assurer le suivi administratif :
• Organiser et suivre les procédures d’inscriptions, réinscriptions
• Établir et suivre la facturation des usagers
• Organiser et suivre le planning des enseignants, des salles de cours des écoles de musique
• Assurer le suivi sur le logiciel métier DUONET
• Réaliser le suivi du courrier
• Assurer le suivi des demandes d’interventions ou de travaux avec les services techniques ou autres prestataires
• Gérer les absences des enseignants, des élèves
• Établir les contrats GUSO
• Assurer l’accueil lors des concerts et manifestations d’ampleurs
• Rédiger les comptes rendus de réunions
• Rédiger les bons de commande et suivre la facturation des prestataires (logiciel E-Sedit)
• Maitriser l’utilisation du logiciel DUONET (paramétrage, gestion des données, exploitation…)
• Participer aux temps d’échange de l’équipe de direction
• Assurer les temps d’accueil aux familles sur les sites de Dinan, Plancoët et Plouër-sur-Rance

• Autonome
• Sens du service public
• Fait preuve de confidentialité et de discrétion
• Ponctuel
• Sens du relationnel
• Sait travailler en équipe
• Capacité à rendre compte
• Fait preuve d’amabilité et d’écoute face à ses interlocuteurs
• Maitrise des outils informatiques (Pack office, Esedit, Duonet…)
• Organisé.e et rigoureux.se dans son travail
• Sait hiérarchiser les informations à traiter / à transmettre
• Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale
• Efficace dans la saisie des documents, leur archivage, leur mise en forme, leur classement
• Permis B