Chargée d’accueil et de gestion administrative

Accueillir et renseigner le public Accompagner dans les démarches administratives initiales

 Accueillir et renseigner le public :  Accueillir physiquement et téléphoniquement, savoir écouter tous les publics  Recenser les différents accueils sur le logiciel MALEO  Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques  Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagir avec pertinence dans les situations d’urgence  Accompagner les usagers dans les démarches administratives (aidant connect)  Instruire et suivre les demandes en lien avec la CPAM  Identifier les demandes sociales et orienter vers les services ou organismes compétents :  Comprendre la demande, identifier la nature et le degré d’urgence  Identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l’information.  Orienter les personnes vers les services concernés  S’assurer que les personnes orientées soient en mesure d’accéder au service identifié.  Renseigner les demandeurs sur l’organisation et le fonctionnement des services.  Autres activités :  Gérer la domiciliation  Enregistrer les courriers des domiciliés sur le logiciel métier  Enregistrer les courriers arrivés du CCAS  Mise à jour du registre des personnes isolées et du listing (plan canicule, grand froid, tsunami)  Enregistrer les demandes de logements et préparer les commissions par l’assistante de direction  Participer occasionnellement aux gouters des aidants  RH / Administration générale :  Gérer les contrats de travail, les déclarations d’embauche, médecine du travail, casier judiciaire, les attestations France travail, maladie, accident de travail, congés sur CIRIL RH et établir les arrêtés correspondants.  Tenir à jour le registre des arrêtés  Préparer les convocations du Conseil d’administration

• Connaître l’environnement de la collectivité • Capacité d’accueil, d’écoute et de dialogue • Capacité d’adaptation en fonction des différents interlocuteurs • Être réactif et savoir organiser son temps de travail • Sens du service public • Agir avec courtoisie et politesse • Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle • Maîtriser la rédaction administrative • Connaissance des logiciels métiers (millésime, maleo, Ciril)