Assistante administrative / Coordonnatrice du groupe de travail problématique écoles

Missions Principales :

• Apporter une aide permanente au responsable du service Démocratie Participative, Politique de Proximité (DPPP) en termes d’organisation, de communication, d’information, d’accueil et de classement.
• Apporter une aide permanente au coordonnateur CLSPD

Champ relationnel

En interne

-La Directrice Générale des Services

• Les élus

En externe

• Les partenaires institutionnels, associations et administrés

Positionnement hiérarchique:

• N+3 : La Directrice Générale des Services
• N+2 : Le Directeur de Cabinet

-N+1 : Le SHD Spécificités du Poste

• Travail en bureau,
• Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations du service

-Possibilité de travailler les dimanches et jours fériés et fêtes de sections

• Grande disponibilité, polyvalence
• Moyen mise à disposition : Téléphone, ordinateur, fax, internet
• Formation à prévoir dans le cadre du plan pluriannuel de formation

Compétences et qualités requises

Compétences Techniques :

• Connaître l’environnement territorial
• Bonne culture générale des collectivités
• Maîtriser le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et de leurs établissements

-Bonne maîtrise des outils téléphoniques et informatiques : Word, Excel, Outlook

• Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Maîtriser les techniques de recherche documentaire

-Rigueur et méthode

• Capacités confirmées de rédaction et d’organisation

-Qualité d'analyses, de priorisation et de synthèse Compétences Techniques

• Avoir le sens des relations humaines
• Savoir communiquer

-Discrétion et confidentialité

-Aptitude à travailler en équipe

• Aptitude à la communication, sens de l'écoute et de l'accueil -Réactivité

-Prises d'initiatives dans l'organisation matérielle

• Capacité d'adaptation aux variations de rythme