ASSISTANT (E) DE DIRECTION GENERALE - GESTION DES ASSEMBLEES

Positionnement hiérarchique et fonctionnel • Placé(e) sous l’autorité directe du Directeur Général des Services • Relations fonctionnelles étroites avec : o Le Maire o Les élus du Conseil municipal o Les directeurs et chefs de service o Les partenaires institutionnels Finalité du poste Assurer un rôle d’assistant(e) polyvalent(e) de haut niveau auprès de la Direction Générale, en appui direct du DGS, tout en contribuant à l’organisation de l’agenda du Maire et à la fluidité des relations avec les élus du Conseil municipal, dans un contexte institutionnel exigeant et confidentiel.

1. Assistanat direct du Directeur Général des Services • Gestion de l’agenda du DGS, organisation des rendez-vous et réunions stratégiques • Préparation, suivi et classement des dossiers de la Direction Générale • Rédaction, mise en forme et suivi de courriers, notes, comptes rendus et documents institutionnels • Organisation logistique des réunions (convocations, ordres du jour, supports, comptes rendus) • Suivi des échéances, relances et tableaux de bord • Interface avec les services municipaux et les partenaires extérieurs 2. Gestion partagée de l’agenda du Maire • Planification et coordination des rendez-vous, réunions et représentations officielles du Maire • Hiérarchisation des priorités en lien avec le DGS et le cabinet du Maire • Anticipation des contraintes protocolaires et institutionnelles • Préparation des éléments nécessaires aux rendez-vous (notes, dossiers, rappels) 3. Relations avec les élus du Conseil municipal • Point d’entrée administratif pour les élus • Suivi des demandes, sollicitations et courriers des élus • Organisation et appui administratif aux réunions liées à la vie municipale (bureau municipal, commissions, instances internes) • Contribution à la circulation fluide de l’information entre élus, Direction Générale et services 4. Gestion des assemblées délibérantes et sécurisation juridique • Organisation administrative complète des séances du Conseil municipal et, le cas échéant, des autres instances délibérantes • Élaboration et envoi des convocations dans le strict respect des délais et formes réglementaires • Conseil et appui juridique de premier niveau au DGS et aux élus sur la procédure des assemblées • Coordination et contrôle de la préparation des dossiers de séance avec les services (qualité administrative, complétude, conformité) • Relecture, mise en forme et sécurisation juridique du rapport du Maire et des projets de délibérations • Vérification de la cohérence des visas, bases légales et modalités d’exécution • Préparation matérielle et logistique des séances (ordre du jour, dossiers, émargements) • Suivi administratif et juridique post-séance : transmission au contrôle de légalité, mesures de publicité, exécution et archivage • Veille juridique et réglementaire relative au fonctionnement des assemblées et à la vie institutionnelle de la collectivité 5. Contribution transversale au fonctionnement de la collectivité • Appui ponctuel sur des dossiers stratégiques ou transversaux • Participation à l’amélioration des outils, procédures et méthodes de travail de la Direction Générale • Veille au respect des circuits de validation et des délais institutionnels

Profil recherché • Formation administrative ou juridique (niveau bac +2 apprécié pour un recrutement en catégorie B) • Expérience confirmée en collectivité territoriale, idéalement sur des fonctions de Direction Générale, de cabinet ou de gestion des assemblées • Bonne culture juridique et institutionnelle • Capacité à travailler dans un environnement politique exigeant et à forts enjeux Conditions particulières d’exercice • Disponibilité requise en fonction des contraintes de l’agenda du Maire et de la Direction Générale • Horaires pouvant être adaptés ponctuellement (réunions en fin de journée) • Poste nécessitant un haut niveau de confiance