Assistant administratif CTM

Accueil téléphonique et physique et missions administratives liées aux services entretien et lingerie, espaces verts, régie bâtiment et régie voirie.

Mission 1 : Standard téléphonique et accueil physique Mission 2 : Relais RH du CTM • Gestion des présences et des absences en lien avec les responsables de service du pôle et avec la direction des ressources humaines • Suivi des heures supplémentaires des agents • Partage des informations relevant des agents avec la DRH (AT, congés longue maladie, AM, heures supplémentaires) • Gestion des demandes de stage Mission 3 : Gestion administrative des signalements et des demandes d’intervention • Astech et Néocity : création, clôture, classement et archivage des feuilles d’intervention • Suivi des demandes d’intervention émises par mail ou courrier Mission 4 : Gestion administrative des demandes de prêts de matériel Relais du cabinet du Maire pour accord de principe • Lien avec les services concernés pour la disponibilité du matériel et les conditions de livraison • Contact avec les demandeurs pour organiser la planification des livraisons, la reprise et envoi des courriers de réponse • Création des demandes astech de prêt de matériel Mission 5 : Gestion administrative des demandes de prêt de véhicules • Réception des demandes et vérification du respect de la procédure (rappel et renvoi du formulaire si besoin) • S’assurer que les 3 signataires ont signé dans l’ordre • Impression du formulaire signé du garage et du prêteur pour signature direction CTM • Numérisation et envoi du formulaire signé de toutes les parties au prêteur, au garage, au demandeur Mission 6 : Coordination des évènements au niveau du CTM • Réception des demandes par note de service, demande astech ou mail • Participation aux réunions de direction du CTM pour collecter les informations sur chaque évènement • Echanges avec le demandeur et les services concernés pour collecter ou transmettre des informations/questions (interlocuteur privilégié du demandeur) • Création de la fiche évènement et mise à jour des informations + envoi de la fiche au demandeur/organisateur + services du CTM • Création des demandes astech suite aux notes de services et mails • Archivage numérique des documents relatifs aux évènements ainsi que les annotations

• Connaissances de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales • Connaissance des services du pôle intervention régie et de leur champ de compétence • Maitrise des outils informatiques bureautiques (Word, Excel, … • Qualité relationnelle et communication • Sens du service public • Organisation Lundi, Mardi, Jeudi, Vendredi : 8h30-12h30 / 13h30-18h Mercredi : 8h30-12h15