AGENT.E ADMINISTRATIF.VE D'APPUI (H/F)

Agent administratif d’appui à pourvoir à la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH). Référence du poste n°6473.

Fonctions :

Sous la supervision du chef de service Accueil, courrier, communication et services supports (ACCSS), vous serez chargé.e d'assurer le remplacement des chargé.e.s d’accueil au service ACCSS, des agents d’instruction au service gestion des droits (GDD) et des assistant.e.s administratif.ives à la direction de la MDPH, l'assistance administrative valant pour la direction et les 3 services de la MDPH. Vous pourrez également être amené.e à être positionné.e en renfort sur ces mêmes missions.

L’agent administratif d’appui, suite à arbitrage du Comité de Direction restreint de la MDPH, est mobilisé en fonction des besoins existants.

Missions générales :

Sur la fonction d’agent.e d’instruction au sein du service GDD, vous exercez les missions suivantes :

• Analyser et enregistrer les demandes informatiques, y compris via le téléservice.
• Créer des dossiers informatiques.
• Assurer le suivi administratif des dossiers MDPH en cours d’instruction dans le respect des délais, compris via le téléservice.
• Hiérarchiser les priorités et traiter les urgences.
• Renseigner par téléphone les usagers et partenaires pour les dossiers en cours d’instruction.
• Préparer les commissions.
• Saisir des décisions puis envoyer les notifications et pièces complémentaires aux intéressés et aux organismes.
• Enregistrer des recours.

Sur la fonction de chargé.e d’accueil au sein du service ACCSS, vos missions sont les suivantes :

• L’accueil physique des usagers.
• L’accueil téléphonique.
• L’accueil numérique (téléservice, mails).
• L’accomplissement de tâches administratives (transfert de dossiers vers d’autres MDPH, saisie informatique de base…).
• La participation aux réunions de service, aux réunions de l’équipe accueil et aux autres réunions intéressant sa fonction (réseau-métier, analyse de pratiques…).

Sur la fonction d’assistant.e administratif.ive pour la direction et les 3 services de la MDPH, vous exercez les missions suivantes :

• Intendance (fournitures et imprimés) : recenser le besoin, commander, réceptionner, ranger et dispatcher.
• Participation à l’organisation et contribution à la réalisation d’évènements transversaux
• Tenue des agendas et prise de rendez-vous
• Organisation de réunions
• Préparation du planning des congés et absences
• Coordonner l’accueil des nouveaux arrivants, l’accueil de saisonniers et de stagiaires.
• Rédaction de comptes-rendus de réunions et de courriers simples
• Dispatching et envoi le cas échéant du courrier

Missions spécifiques :

Au gré des besoins de remplacement et de renfort, vous serez amené.e à travailler successivement dans les trois services de la MDPH d’Ille-et-Vilaine. Un tuilage sera effectué lors de votre passage d’une fonction à une autre fonction.

Spécificités du poste :

Rémunération mensuelle à partir de 2255 € bruts soit environ 1812 € nets prime semestrielle incluse.

Conciliation attentive de la vie professionnelle et de la vie personnelle.

Horaires modulables, télétravail, plusieurs cycles de travail au choix.

Des aides à la mobilité domicile travail.

L'accès au restaurant d'entreprise sur le site de Beauregard

Connaissances :

• Connaissance du champ du handicap appréciée.
• Connaissance des techniques d’accueil et de conseil.
• Connaissance des techniques d’assistance administrative

Formation :

Métiers de la gestion administrative, de l’assistance administrative et de l’accueil.

Aptitudes requises :

• Capacité d’adaptation à des fonctions diverses. Polyvalence.
• Sens de l’organisation et gestion les priorités.
• Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, intérêt et pratique de progiciels.
• Capacité d’écoute des demandes des usagers et de patience.
• Savoir gérer des situations de stress et de tension avec des publics difficiles.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Bonne présentation et aisance relationnelle.
• Sens du travail en équipe avec des professionnels de métiers divers.
• Rigueur et méthode.
• Ponctualité et disponibilité.

Expériences :

Une expérience dans l’une ou plusieurs des trois fonctions citées (accueil, instruction administrative de demande, assistance de service) serait un atout.

Un Webinaire est proposé le mercredi 29 avril de 16h30 à 17h30 pour présenter le poste.

N'hésitez pas à nous rejoindre en cliquant sur le lien suivant :

https://events.teams.microsoft.com/event/cfbb15d0-ef35-4edf-985d-4331c714ab42@d17c9e4e-2e7e-4ab1-8b4a-fc304579f16d

A titre informatif, le jury se réunira le jeudi 28 mai après-midi.

un test écrit sera organisé avant l'entretien.