AGENT D'ACCUEIL

POSITION HIERARCHIQUE :  Sous l’autorité de la Responsable Urbanisme et du Responsable des Services Techniques LIEU DE TRAVAIL :  Pôle technique Municipal – Parc d’Activités des Pradeaux

MISSIONS :  Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.  Assurer l’accueil téléphonique du standard (Mairie principale) le vendredi et ponctuellement  Gérer et planifier les rendez-vous pour les services.  Veiller à la bonne coordination des réponses entre les services  Gérer le courrier déposé sur place, diffuser l’information et la documentation auprès du public.  Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services du Pôle Technique Municipal : - Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services du pôle technique Municipal) ; - Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau…) ; - Orienter le public vers les services du Pôle Technique Municipal ou vers d’autres organismes compétents, accompagner les visiteurs si besoin ; - Gérer les demandes de la population, délivrer des formulaires administratifs (dérogation de tonnage, autorisations d’urbanisme, broyage de végétaux à domicile…).  Gérer la réservation de la salle de réunion du Pôle Technique Municipal ;  Gérer les livraisons, réceptionner et signer les commandes en lien avec les services concernés.  Mise à jour des états d’inventaires et des états de stocks en lien avec le Responsable du Magasin ;  Aider à la gestion courante du secrétariat des Services Techniques, de l’Urbanisme et de la Police Municipale. o Missions pour le SERVICE URBANISME (mi-temps - tout au long de la semaine)  Accueil physique et téléphonique spécifique aux demandes d’urbanisme  Renseignement de premier niveau sur les autorisations d’urbanisme (certificats d’urbanisme, permis de construire, déclarations préalables, etc.)  Réception et enregistrement des dossiers d’autorisations d’urbanisme (ADS)  Délivrance des récépissés de dépôt  Gestion administrative des arrêtés de numérotation des habitations, en lien avec l’ASVP et l’agent en charge de cette mission  Gestion des obligations légales de débroussaillement ;  Suivi administratif des dossiers jusqu’à leur transmission à l’instruction  Rédaction d’attestations diverses (DAACT, certificat de numérotage, etc.)  Recherche de documents dans les archives (demandes d’administrés, notaires, partenaires)  Mise à jour des registres et outils de suivi  Participation à l’archivage des dossiers terminés  Gestion DIA o Missions pour le SERVICE TECHNIQUE (mi-temps - tout au long de la semaine)  Accueil du public et orientation vers le bon interlocuteur  Accueil téléphonique et gestion de la messagerie  Rédaction et suivi des arrêtés de voirie (permission de voirie, arrêté de circulation...)  Rédaction d’autorisations de tonnage, d’attestations diverses ou de courriers de réponse aux administrés  Inscrire les administrés au planning des encombrants et gérer le planning (inscriptions partagées avec d’autres services) ;  Inscrire les administrés au planning du broyage des végétaux à domicile et gérer le planning en lien avec le Chef d’équipe « Parcs et jardins » ;  Etablir les bons de commande urgents, à la signature de l’adjoint au RST ;  Appui administratif sur certains dossiers techniques selon les besoins ponctuels  Classement et archivage administratif  Gestion des bons de commandes

SAVOIR FAIRE  Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.  Connaître les missions des administrations et partenaires publics.  Connaître les techniques de rédaction administrative.  Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.  Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).  Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…). Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public - Formation à prévoir). SAVOIR ETRE  Intérêt du service public.  Capacité à suivre des processus logiques dans son activité et le respect des consignes.  Autonomie, rigueur, disponibilité.  Être patient.  Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.  Être sérieux et efficace. Sens de la diplomatie.  Aptitude à la polyvalence.  Savoir rendre compte de son intervention, oralement ou par écrit.  Être ponctuel, soigneux, discret et dynamique.  Être le lien entre les services du pôle technique municipal, la hiérarchie, les élus.  Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.  Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.  Garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte). MOYENS ET CONTRAINTES  Bureau et guichet d'accueil.  Standard téléphonique, annuaire de la collectivité.  Poste informatique.  Photocopieur/imprimante, téléphone et fournitures de bureau.  Travail à l'intérieur en toutes saisons.  Navettes régulières avec l’hôtel de Ville.  Contraintes posturales et articulaires : posture statique prolongée.  Contraintes visuelles : travail sur écran, éclairage artificiel…  Congés à prévoir en rapport avec la secrétaire des services techniques.