Agent d'accueil / courrier / standard

Agent du Pôle Courrier/Accueil/Standard Et Secrétariat et administratif pour le Secrétariat Général. Missions générales du poste : Gestion des missions relatives au Service Courrier et de l'Accueil.

Accueil/Courrier/information : - Accueil physique externe et interne ; - Accueil téléphonique ; Gestion du courrier entrant et sortant (y compris les courriels): tri, ouverture, enregistrement sur logiciel, distribution, affranchissement... Transmission du courrier interne et des parapheurs ; Recherche de courriers, de courriels, contrôle des réponses chronos... Tenue des documents relatifs au service (process, instructions, machine à affranchir, tarifs postaux...). Sous la responsabilité du Secrétariat Général : Mission administrative de Secrétariat : • Frappe de courriers ; • Conception de tableaux ; • Mise à jour de fichiers (étiquettes, tableaux de coordonnées...) ; • Relances téléphoniques ; • Diffusion de la ‹ Lettre du Maire » ; • Tenue du Recueil des Actes Administratifs ; • Elaboration des Registres des Délibérations et des Arrêtés ; • Scan des actes administratifs et tenue des fichiers informatiques afférents ; • Diverses tâches de secrétariat, mises sous pli, classement... • Suivi de l'affichage sur le panneau administratif Mairie ; • Suivi des abonnements de la commune ; • Télétransmission d'actes via la plateforme ACTES (contrôle de légalité) ; • Mise en Iigne des actes sur le site de la ville (publication des actes) ; • Création des bons de commande pour le Service. Accueil RDC Mairie Accueil du public et orientation de celui-ci vers les différents services ; Renseignements du public par téléphone et à I’accueil (tarifications, programmation culturelle, numéros de téléphone des administrations...) ; Tenue du standard de la Mairie ; Recherche de renseignements pour répondre au mieux aux demandes des usagers ; Centralisation des informations pratiques pour répondre aux usagers ; Mise à jour des informations, mise à disposition de fascicules, brochures et affichettes sur le panneau d'information de l'accueil ; - Etre à l'écoute des usagers (réclamations, suggestions...) ; Renseignements pour les dossiers de CNI/Passeports et PACS ; Permanences libres de M. le Maire : travail en collaboration avec le Secrétariat du Maire pour l'accueil et l'orientation des administrés ; Travail en collaboration avec les Services municipaux, notamment les services du rez-de- chaussée Mairie ; Stationnement payant

SAVOIR - Connaissance de l'environnement institutionnel et local ; - Connaissance des services, de leurs missions et de la vie communale ; - Connaissance de Post Office (logiciel d’enregistrement des courriers) ; - Connaissance des outils bureautiques : Word, Excel ; - Secrétariat. SAVOIR-FAIRE/ SAVOIR-ETRE - Sens du travail en équipe et attitude fédératrice ; Autonomie ; - Esprit d'organisation ; - Aptitude à travailler seule ou en équipe ; Discrétion et devoir de réserve ; Polyvalence ; Réactivité ; Capacité d'adaptation à des demandes et à des rythmes différents ; - Sens du Service Public ; Sens de l'accueil, tant du public que des différents services ; Tenue correcte ; - Aisance à l'oral ; Respect des consignes ; Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel et du logiciel spécifique à l’enregistrement du courrier (Post Office) ; - Capacité à réaliser des tâches de secrétariat ; Travail par roulement avec les collègues du service (Accueil et Courtier/Standard). - Alternance du repos le mercredi matin ou le samedi matin. Exceptionnellement : semaine du lundi au samedi inclus, en cas d'effectif réduit. Conditions de travail : - Horaires : lundi, mardi, jeudi et vendredi : 8h30-12h30 et 13h30-18h ; mercredi : 8h30- 12h15 ou samedi : 8h30-12h15.